7 Herramientas para mejorar tu productividad y tus ventas • BOAD

A lo largo de estos años hemos apoyado a varios emprendedores para dar a conocer sus ideas, marcas, servicios y productos por medio de la web y al mismo tiempo hemos obtenido un sin fin de conocimientos, experiencias y oportunidades.

Trabajar con empresas en pleno crecimiento y formación nos ha permitido identificar que muchos neo-empresarios comienzan sus labores y/o empresas con recursos escasos y justos que no permiten ningún margen de error, la intensión de esta entrada en el blog es indicarles varias herramientas y opciones que pueden ser de gran ayuda al momento de ahorrar unas cuantas unidades de dinero que puede ser invertido en otras necesidades, es importante saber que la mayoría de las opciones de ahorro que indicamos en nuestro articulo pueden ser utilizadas en cualquier lugar del mundo (o casi en cualquier lugar del mundo).

PROGRAMA CONTABLE (AHORRO 60 DÓLARES)

Este es un punto muy importante, quizá el más significativo de todos, ya que al formalizar (crear) una empresa, por pequeña que sea, indiferente si lo que vas a vender son servicios o productos se requiere llevar una contabilidad ordenada, facturar, cobrar, conciliar bancos, realizar cotizaciones, listar de proveedores, listar de clientes, listar de precios, inventarios, impuestos, nóminas, informes, entre otras cosas. Para nosotros en nuestra agencia de marketing digital no existe programa de contabilidad mejor que ALEGRA, para nosotros es LA MEJOR HERRAMIENTA CONTABLE que existe, es más nos atrevemos a decir que no hay siquiera una herramienta parecida o cercana a todo lo que brinda.

Alegra es una plataforma en la nube a la cual puedes acceder desde cualquier lugar del mundo, con aplicación para android y iphone, su valor es de aproximadamente 20 dólares mensuales (60.000 Pesos colombianos) o 200 dólares por año (600.000 pesos colombianos) es un ahorro considerable, pues en un plano terrenal y dentro de las posibilidades de cualquier emprendedor (No voy a compararlo con SAP u ORACLE -Aunque no tiene nada que envidiarles) compite y le gana de lejos a programas como SIIGO, SEISA y WORLD OFFICE (son los más utilizados en Colombia por empresas medianas y pequeñas) Ya que en principio lo manejan solo por licencias anuales (o de por vida pero sin actualizaciones y sin soporte) y la licencia más barata de ellos por año es de 300 dólares aproximadamente (900.000 pesos colombianos) y es importante aclarar que no desestimamos el trabajo de ninguna de las empresas o programas con los que comparamos a ALEGRA, pero por lo menos a nosotros ALEGRA nos parece mejor que ellos en cuanto a funcionamiento, autoaprendizaje y algo muy relevante para este articulo PRECIO MUCHO MÁS ECONÓMICO.

PROGRAMA DE OFIMÁTICA (AHORRO 250 DÓLARES)

Esta es otra de las partes importantes al momento de crear una empresa, porque se requieren herramientas ofimáticas para crear cartas o textos (programas tipo word), crear bases de datos, tablas dinámicas, proyecciones de ventas u otros (programas tipo excel) y crear presentaciones de venta (programas tipo power point) pero es importante tener en cuenta que a una empresa legalmente constituida le realizan esporádicamente algunos seguimientos para corroborar que los programas que utilizan para realizar sus actividades sean legales, indiferente del cargo o área, es allí donde muchos de los empresarios corren a crackear (piratear) o a comprar programas sin licencias válidas, y es un riesgo tanto para la seguridad de los equipos (computadores o celulares) donde se instalan porque pueden tener virus, también es un riesgo para las finanzas de la empresa dado que si en una de estas inspecciones se corrobora que se usan programas sin licencia pueden acarrear millonarias multas.

Para evitar este problema y tener una herramienta ofimática de alto rendimiento o de un rendimiento similar a la suite de MICROSOFT OFFICE, les recomendamos usar OPEN OFFICE que es de uso libre y de licencia libre, es decir TOTALMENTE GRATIS en esta pueden abrir, crear y editar archivos de EXCEL, WORD o POWER POINT sin problema alguno y también enviarlos a otras personas por correo y estos no tendrán problema de verlos y/o editarlos en MICROSOFT OFFICE, existen muchas más herramientas ofimáticas gratuitas como LIBRE OFFICE y OFFICESUITE, pero realmente la más cercana en cuanto a rendimiento (es decir que no se queda pegada ni se cierra repentinamente) a los programas de MICROSOFT OFFICE es OPEN OFFICE.

DISEÑO DE PAGINA WEB (AHORRO 500 DÓLARES)

Otro de los puntos importantes al momento de crear una empresa es tener presencia en internet, para nadie es un secreto que tener presencia en internet es algo muy importante, pero no se trata solo de tener presencia y ya, sino de transmitir efectivamente el mensaje de la nueva empresa, muchos neo-empresarios optan por contratar grandes agencias de publicidad o marketing digital (cosa que no está mal, pero hay que reconocer que muchas veces no es lo que una nueva empresa necesita para empezar) que tienen costos altos y afectan directamente el presupuesto inicial de una empresa, otros prefieren contratar diseñadores web o diseñadores gráficos independientes o pequeños (cosa que tampoco está mal, pero muchas veces se pone en juego la imagen de la empresa por la inexperiencia o irresponsabilidad) que son baratos (pero en ocasiones lo barato sale caro) y unos más osados se aventuran a ser “todopoderosos” y contratan servicios de plataformas como los de WIX, WEBNODE y similares (Servicios que son extremadamente buenos, no nos vamos a mentir, son plataformas fantásticas, pero necesitan ser usadas por personas con conocimiento en diseño gráfico para que la web sea atractiva y funcional) y terminan pagando planes de hasta 500 dólares (1.500.000 pesos colombianos) por una herramienta que no saben manejar, en pocas palabras es como comprar una bicicleta sin saber montar, intentar e intentar y luego guardarla sin sacarle provecho.

Non incluimos como agencia de diseño web dentro de las opciones que vimos al momento de crear páginas web buscamos servicios de bajo costo y alta calidad con el respaldo de una agencia con planes desde 200 DOLARES (600.000 Pesos colombianos) con la asesoría de diseñadores lo cual garantiza un diseño bien hecho alineado con lo que se desea por parte de la empresa con el fin de tener una apariencia con una buena imagen y que transmita seguridad.

CORREO ELECTRÓNICO (AHORRO 120 DÓLARES)

Si quieres transmitir seguridad y confianza al momento de enviar tus propuestas comerciales o al dar la dirección de correo a un posible cliente/proveedor, no es muy buena idea que uses el típico correo @hotmail.com, @gmail o @yahoo.com lo ideal sería que dejaras en la mente de las personas de una vez el nombre de tu marca, empresa o producto con un correo corporativo tipo [email protected] este punto esta enlazado con el punto anterior ya que con la página web obtienes cuentas de correo corporativo completamente gratis, en plataformas como GMAIL CORPORATIVO o OUTLOOK 365 el costo mensual de los correos es de 10 dólares por mes (30.000 Pesos colombianos)

Pero si deseas tener las cuentas separadas del servicio de hosting/web te recomendamos ZOHO (Catalogada por la agencia de seguridad de los Estados Unidos como la plataforma de correo electrónico más segura del mundo) allí podrás crear gratis hasta 25 cuentas de correo electrónico, eso sí con capacidad de solo 5 GB y algunas características limitadas, en cambio con la cuenta del hosting el correo es de 100 GB y con todas las características en funcionamiento.

ALMACENAMIENTO EN LA NUBE -CLOUD- (AHORRO 100 DÓLARES)

Algo muy usado actualmente es el almacenamiento en la nube lo cual nos permite tener acceso a documentos e información desde cualquier lugar, el servicio más popular de este tipo es DROPBOX pero solo ofrece 2 GB gratuitas, eso es muy poco. Otro de los servicios cloud populares es DRIVE de google pero este está limitado solo a 15 GB que son compartidas con el correo, es decir que si tu correo usa 10 GB, de drive solo puedes usar 5 GB o viceversa y si quieres adquirir mayor espacio el costo más bajo es de 20 DÓLARES (60.000 Pesos colombianos) que si o si deberás pagar cada año, de lo contrario perderás el acceso a tu información.

Nosotros encontramos una solución fantástica llamada PCLOUD te dan 20 GB de almacenamiento en la nube, además de esto puedes compartir con usuarios que o estén registrados en PCLOD ya sea por medio de carpetas o por medio de link de descarga, tienes aplicación para todos los dispositivos y lo que guardas por ejemplo en tu celular en pocos segundos aparece en tu computador o en la plataforma web, y lo que más nos gusto es que esas 20 GB en nuestros dispositivos se ve como si fuera una memoria, es decir no ocupa un espacio real si no que amplía el espacio de nuestro almacenamiento ya sea en el smartphone o en computador, realmente es una herramienta RECOMENDADISIMA.

OFICINAS CON BUENA UBICACIÓN COMERCIAL (AHORRO 460 DÓLARES)

Muchos de los emprendedores se obsesionan con la idea de decir “Tengo una oficina” pero estimado neo-empresario, este es uno de los gastos fijos más altos de los emprendedores, pues rentar una oficina con una buena ubicación te implica casi que de inmediato a tener un gasto fijo mensual de 500 DOLARES (1.500.000 Pesos colombianos) como mínimo por 6 meses, pues casi siempre se realizan contratos con agentes inmobiliarios que te comprometen por algún tiempo determinado, pero quizá una buena parte de esos 500 dólares la puedes usar en otras cosas, por ejemplo publicidad y marketing digital para dar a conocer tu empresa, los servicio y/o productos que ofreces.

El secreto para ahorrar casi un 90% en el gasto fijo de la oficina está en buscar OFICINAS VIRTUALES EN TU CIUDAD, esto no cambia casi nada con el tener una oficina normal, pues cuando empiezas una empresa poco tiempo vas a estar en tu sentado; pasarás más tiempo en busca de clientes así que no estarás en tu oficina, y por otra parte, si vas a estar en tu oficina eso no implica que tus clientes vayan a estar allí, quizá si te vayan a visitar pero eso puede ser una o dos veces por semana, inclusive a veces no recibirás visitas en tus instalaciones, por lo cual puedes trabajar desde lugares que tengan costo cero para la empresa, como por ejemplo desde tu casa, la biblioteca o desde tu universidad aprovechando la red wifi y las tomas eléctricas de estas y sencillamente pagando una oficina virtual ubicada en el centro de negocios más importante de tu ciudad, en donde reciban tus documentos, facturas y demás papeles, al tiempo que si un cliente te desea visitar tú puedas llamar a apartar una oficina para poder atenderlo a la hora acordada, valoramos muchas empresas y edificios comerciales que ofrecen este servicio y nos quedamos a ojo cerrado con OFFICE IN, cuentan con oficinas al rededor del mundo lo cual podrías usar a favor para hacer ver tu empresa más grande ya que cada sede de ellos es una sede tuya en el mundo y con planes que van desde los 40 DÓLARES (120.000 Pesos colombianos) al mes.

TELEFONÍA EMPRESARIAL Y PBX (32 DÓLARES)

Aunque en la actualidad la mayoría de las llamadas son realizadas mediante servicios de telefonía móvil, no deja de ser importante tener un PBX que conteste con el nombre de nuestra empresa y nos haga ver muy profesionales en lo que realizamos, aunque tener un PBX representaría un gasto innecesario de casi unos 40 DÓLARES (120.000 pesos colombianos) al mes dado que las empresas de telefonía fija cobran de manera diferente las líneas con IVR y PBX y más si estas empezando, en donde estarás más tiempo buscando clientes que en una oficina junto al teléfono fijo.

Pero mencionado lo anterior en donde sabemos que es una herramienta necesaria pero que poco se utilizara, aparece una solución práctica llamada VOZY la elegimos por 2 razones, la primera y más importante para este artículo, el costo; la segunda su facilidad de uso y practicidad pues nos da un número fijo en la ciudad que deseamos y nos permite tener todas las funcionalidades de un PBX, es decir contesta con una grabación con el nombre de nuestra empresa, si tenemos extensiones lo podemos programar tipo IVR desde internet sin tener que instalar nada y es muy fácil y lo más importante y en donde veremos un doble ahorro, las llamadas de este las podemos contestar desde la aplicación de VOZY o estas pueden ser re direccionadas a nuestro número móvil y contestar las llamadas de manera normal, adicional nos brindan 600 minutos que podemos usar en lugar de gastar los que vienen con nuestro plan de telefonía móvil por tan solo 8 DÓLARES (24.000 pesos colombianos).

Al final del cuentas si usaras todas las opciones que te brindamos en esta nota, el ahorro total seria de 1522 DÓLARES (4.566.000 pesos colombianos) ¿no está mal verdad? Espero sea de gran utilidad esta información 

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Titulo: La razón para usar correos electrónicos corporativos
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7 Herramientas para mejorar tu productividad y tus ventas • BOAD
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Conoce e implementa estas simples pero potentes herramientas para mejorar tu productividad y tus ventas al tener un mayor control y escalabilidad.
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BOAD - Brain Obeat Agencia de Marketing digital
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